Serviciul Managementul și Integritatea Resurselor Umane
Compartiment Control Intern Managerial, integritate și Managementul Calității
Atribuții privind activitățile de control intern managerial:
1. Asigură implementarea și dezvoltarea sistemului de control intern managerial la nivelul instituției, în conformitate cu prevederile Ordinul Secretarului General al Guvernului (O.S.G.G.) nr. 600/2018 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice, precum și coordonarea dezvoltării sistemului de management al calității.
2. Elaborarea proiectelor privind dezvoltarea standardelor de control intern aprobate prin Ordinul Secretarului General al Guvernului (O.S.G.G.) nr. 600/2018 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice, în funcție de particularitățile organizatorice și funcționale ale instituției.
3. Întocmirea programului anual de dezvoltare a sistemului de control intern managerial (SCIM) și supunerea spre dezbatere/aprobare Comisiei de monitorizare și Primarului Municipiului Sibiu.
4. Propunerea unor direcții de acțiune pentru dezvoltarea SCIM în funcție de stadiul implementării standardelor de control intern managerial.
5. Asigură, din punct de vedere tehnic și metodologic, monitorizarea, organizarea și îndrumarea dezvoltării sistemului de control intern managerial.
6. Organizează ședințele Comisiei de monitorizare.
7. Elaborează și ține evidența documentației necesare desfășurării ședințelor Comisiei de monitorizare.
8. Asigură transmiterea anuală la DCIMRI a raportului conducătorului instituției prevăzut la Anexa nr. 4 și anexelor subsecvente, respectiv: Anexa nr. 4.1. - Chestionarul de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern managerial din Ordinul 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice, cu modificările ulterioare; Anexa nr. 4.2. - Situația sintetică a rezultatelor autoevaluării; Anexa nr. 4.3 - raport asupra sistemului de control intern managerial la data de 31 decembrie 20. . .
9. Urmărește modul de realizare a activităților cuprinse în programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial.
10. Consiliază structurile instituției și a serviciilor subordonate consiliului local privind elaborarea procedurilor operaționale și a altor activității ale acestora.
11. Asigură o comunicare eficientă între Comisia de monitorizare și structurile instituției.
12. În colaborare cu toate structurile instituției, propune numirea sau înlocuirea membrilor Comisiei de monitorizare inclusiv secretarul/secretarii Comisiei precum și a persoanelor responsabile de riscuri, pentru fiecare structură în parte, prin întocmirea referatelor supuse aprobării conducerii instituției.
13. Notifică conducătorilor de structuri ai instituției comunicarea datelor specifice activității acestora în vederea întocmirii standardelor prevăzute în Ordinul 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice.
14. Asigură ducerea la îndeplinire a dispozițiilor președintelui Comisiei de monitorizare și a primarului municipiului.
15. Colaborează cu toate structurile din cadrul aparatului de specialitate al primarului și solicită tuturor compartimentelor, datele necesare în vederea elaborării proiectelor de proceduri de sistem aplicabile la nivel de instituție.
16. Elaborează proiectele, situațiile centralizatoare și raportările periodice privind stadiul implementării sistemului de control intern managerial.
17. Centralizarea informărilor și raportărilor întocmite la nivelul structurilor instituției în conformitate cu prevederile Ordinului nr. 600/2018, în vederea întocmirii raportărilor periodice.
18. Sprijină conducătorul instituției în elaborarea anuală a unui raport asupra sistemului de control intern managerial, ca bază pentru un plan de acţiune care să conţină zonele vulnerabile identificate, instrumentele de control necesar a fi implementate, măsuri şi direcţii de acţiune pentru creşterea capacităţii controlului intern managerial în realizarea obiectivelor entităţii.
19. Sprijină conducătorul instituției în verificarea și evaluarea în mod continuu a funcționării sistemului și identificarea deficiențelor în sistemul de control intern managerial precum și raportarea acestora conducătorului unității,
20. Propune măsuri adecvate și prompte pentru remedierea slăbiciunilor/deficiențelor apărute în sistemul de control intern managerial.
21. Gestionarea sistemului de monitorizare și raportare a performanțelor, pe baza indicatorilor de rezultat/performanță asociați obiectivelor specifice.
22. Asigură transmiterea situațiilor centralizatoare semestriale/anuale prevăzute în Anexa 3 din Ordinul 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice.
23. Organizează procesul de management al riscurilor în funcție de dimensiunea, complexitatea și mediul specific al Primăriei Municipiului Sibiu.
24. Consiliază personalul din cadrul structurilor instituției și asistă conducătorii acestora în procesul de gestionare a riscurilor.
25. Sprijinirea structurilor instituției la identificarea, evaluarea și prioritizarea riscurilor care pot afecta atingerea obiectivelor specifice.
26. Propune profilul de risc și limita de toleranță la risc care sunt analizate și avizate în Comisia de monitorizare și aprobate de către primar.
27. Întocmirea/actualizarea registrului riscurilor la nivel de instituție, prin agregarea datelor/informațiilor cuprinse în registrele riscurilor de la nivelul tuturor structurilor instituției.
28. Centralizează măsurile de control pentru riscurile semnificative care vor sta la elaborarea Planului de implementare a măsurilor de control pentru riscurile semnificative la nivelul primăriei.
29. Elaborează o Informare către primar, aprobată de președintele Comisiei de monitorizare, privind desfășurarea procesului de gestionare a riscurilor și monitorizarea performanțelor la nivelul entității.
Atribuții privind activitățile de integritate:
1. Identifică, evaluează și monitorizează factorii de risc instituţionali care favorizează ori determină săvârşirea faptelor de corupţie şi abuzurilor profesionale în vederea limitării probabilităţii de comitere a acestora.
2. Dezvoltarea, comunicarea şi monitorizarea aplicării de proceduri clare în activitatea curentă.
3. Desfăşoară activităţi de instruire anticorupţie în vederea dezvoltării capacităţii personalului Primăriei Municipiului Sibiu şi al serviciilor şi instituţiilor publice de interes local al Municipiului Sibiu de a utiliza şi de a combina cunoştinţe teoretice, deprinderi practice şi atitudini specifice în domeniul prevenirii abuzurilor şi corupţiei. Activităţile de instruire anticorupţie şi prevenire a abuzurilor au în vedere, cu prioritate, personalul nou încadrat în Primăria Municipiului Sibiu şi în serviciile şi instituţiile publice de interes local al Municipiului Sibiu, cel care activează în domenii expuse în mod deosebit riscurilor de corupţie, precum şi personalul cu funcţii de conducere. Întregul personal al Primăriei Municipiului Sibiu şi al serviciilor şi instituţiilor publice de interes local al Municipiului Sibiu are obligaţia de a participa la activităţile de instruire anticorupţie, cel puţin o dată la un an.
4. Avizarea documentelor întocmite de personalul Primăriei Municipiului Sibiu şi al serviciilor şi instituţiilor publice de interes local al Municipiului Sibiu în funcţie de necesitate în domeniul de activitate, pentru a fi evitate riscurile de corupţie/abuz profesional.
5. Promovarea canalelor de sesizare a unor eventuale fapte de corupţie/abuz profesional, precum şi a măsurilor de protecţie a personalului, stabilite prin Legea nr.571/2004 privind protecţia personalului din autorităţile publice, instituţiile publice şi din alte unităţi care semnalează încălcări ale legii.
6. Promovarea schimbării de atitudine a personalului privind riscurile de corupţie/abuzuri, asigurându-se informarea şi instruirea adecvată privind obligaţiile legale şi aducerea la cunoştinţa personalului a măsurilor de prevenire/de control implementate în vederea minimizării riscurilor de corupţie.
7. Întocmirea rapoartelor către factorii de conducere ai Primăriei Municipiului Sibiu privind măsurile întreprinse şi propunerile adecvate pentru minimalizarea riscurilor de corupţie/abuz profesional.
8. Măsurile de prevenire/de control se propun spre aprobare primarului municipiului Sibiu în scopul reducerii probabilităţii de materializare a riscurilor de corupţie/abuzurilor ori de a minimiza impactul acestora şi vizează cu prioritate, riscurile înalte şi cele moderate, măsuri ce intră în atribuţiile consilierilor de integritate care au obligativitatea descrierii şi evaluării acestora.
9. Asigură afişarea de materiale informative la sediile proprii, respectiv distribuirea acestora către populaţie. Materialele informative se pun la dispoziţia instituţiilor publice, în mod gratuit.
10. Analizează și verifică datele şi informaţiile referitoare la potenţiale conflicte de interese şi stări de incompatibilitate în care se poate afla personalul Primăriei Municipiului Sibiu şi al serviciilor şi instituţiilor publice de interes local al Municipiului Sibiu şi propune măsuri concrete în vederea încetării acestor stări de fapt.
11. Analizează și verifică datele şi informaţiile referitoare la încălcarea actelor normative cu incidenţă în activitatea personalului Primăriei Municipiului Sibiu şi al serviciilor şi instituţiilor publice de interes local al Municipiului Sibiu.
12. Identifică şi documentează potenţiale situaţii de conflicte de interese şi/sau stări de incompatibilitate în care se poate afla personalul Primăriei Municipiului Sibiu şi al serviciilor şi instituţiilor publice de interes local al Municipiului Sibiu şi propune sesizarea Agenţiei Naţionale de Integritate sau a organelor de urmărire penală, abilitate de lege, dacă este cazul.
13. Propune sesizarea comisiei de disciplină competente, pentru faptele constatate, prevăzute de lege ca abateri disciplinare, întocmeşte documentele necesare.
14. Oferă suport serviciilor din cadrul instituţiei, precum şi altor autorităţi publice în cadrul acţiunilor de prevenire şi de combatere administrativă a corupţiei, a încălcării integrităţii profesionale şi a comiterii unor fapte ce reprezintă abateri disciplinare, prin analiza şi evaluarea datelor şi informaţiilor specifice.
15. Desfăşoară activităţi de colaborare, schimb de experienţă şi schimb de date şi informaţii cu Ministerul Public, cu Ministerul Afacerilor Interne, precum şi cu structurile subordonate acestora, cu instituţii din sistemul de ordine publică şi siguranţă naţională, cu alte instituţii publice şi cu persoane juridice, în vederea realizării atribuţiilor sale, pentru desfăşurarea activităţilor de prevenire a potenţialelor fapte de corupţie şi de încălcare a integrităţii profesionale, în baza prevederilor legale şi a protocoalelor încheiate.
16. Întocmeşte informări şi note în domeniul de activitate, prin care semnalează Primarului Municipiului Sibiu posibile încălcări ale legislaţiei în vigoare, cu incidenţă în activitatea personalului instituţiei, referitoare la încălcarea integrităţii profesionale.
17. Propune primarului organizarea şi desfăşurarea unor activităţi de instruire realizate de către personalul specializat al Biroului Control intern managerial și integritate şi al celorlalte instituţii cu atribuţii în domeniu.
18. Efectuează, în condiţiile legii, activităţile necesare prevenirii faptelor de corupţie şi de încălcare a integrităţii profesionale în cadrul Primăriei Municipiului Sibiu şi a serviciilor şi instituţiilor publice de interes local al Municipiului Sibiu.
19. Realizează, ori de câte ori este cazul, activităţi de reevaluare a riscurilor de corupţie atunci când la nivelul structurilor interne se constată recurenţa unor forme de manifestare a corupţiei şi întocmeşte rapoarte de evaluare, pe care le prezintă conducerii Primăriei Municipiului Sibiu spre aprobare;
20. Centralizează şi actualizează semestrial stadiul implementării măsurilor preventive anticorupţie.
21. Elaborează semestrial şi anual rapoarte de monitorizare privind indicatorii raportaţi pentru implementarea Strategiei Naţionale Anticorupţie în Primăria Municipiului Sibiu şi verifică întocmirea acestora de către serviciile şi instituţiile publice de interes local al Municipiului Sibiu.
22. Programează şi desfăşoară activitatea de evaluare a gradului de cunoaştere de către personalul Primăriei Municipiului Sibiu şi a serviciilor şi instituţiilor de interes local al Municipiului Sibiu, a temelor specifice de integritate şi a legislaţiei în domeniu; analizează rezultatele obţinute şi propune, după caz, primarului măsuri pentru remedierea aspectelor negative constatate.
Atribuții privind managementul calității:
1. Planificarea și coordonarea activității Sistemului de Management al Calității în cadrul Primăriei Municipiului Sibiu.
2. Participă alături de organismele de certificare la elaborarea, implementarea și obținerea/menținerea certificării Sistemului de Management al Calității în conformitate cu standardele naționale și internaționale în vigoare.
3. Coordonează identificarea, introducerea și menținerea sub control a proceselor incluse în sistemul calității pe întreaga durată de implementare și menținere a Sistemului ne Management al Calității.
4. Evaluează eficiența și progresele măsurilor adoptate pentru dezvoltarea managementului calității.
5. Monitorizează rezultatele implementării politicii în domeniul calității.
6. Întocmește și actualizează documentele calității conform Standardului ISO 9001:2015: Manualul calității, proceduri generale, proceduri de organizare și alte formulare anexă.
7. Urmărește implementarea, respectarea și îndeplinirea cerințelor Sistemului de Management al Calității în compartimentele din cadrul aparatului de specialitate al primarului Municipiului Sibiu.
8. Coordonează și monitorizează rezolvarea neconformităților identificate.
9. Ține gestiunea unică a documentelor Sistemului de Management al Calității
10. Gestionează înregistrările și raportările referitoare la analiza funcționării Sistemului de management al Calității.
11. Codifică și introduce în sistemul informatic documentele calității emise la nivel de direcții
12. Retrage controlat din uz documentele de calitate perimate și difuzează controlat noile versiuni.
13. Planifică auditurile interne de calitate; asigură efectuarea auditurilor interne și de certificare; raportează rezultatele auditurilor efectuate.
14. Evaluarea gradului de satisfacere a cerințelor cetățenilor prin monitorizare periodică.