Print Friendly and PDF

Serviciul Centrul de Informaţii pentru Cetăţeni și Registratură

back
CONDUCEREA:

Şef serviciu: Spătari Georgeta
CONTACT:

Adresă Str. Samuel Brukenthal, nr. 2 - La Parter
tel. (0040)-269-208910
cic
PROGRAM DE LUCRU:

Vă stăm la dispoziţie şi la tel. 0269 - 208910, între orele 8:30 - 18:30 (luni), 8:30 - 16:30 (marţi, miercuri, joi, vineri), cam 8
Acte necesare aferente acestui serviciu  
Alte documente aferente acestui serviciu 

DESCRIERE

Deschis în iunie 1997, Centrul de Informaţii pentru Cetăţeni a apărut ca un răspuns firesc la necesitatea de a crea un alt cadru pentru relaţia funcţionar public - cetăţean, un cadru mai apropiat stadiului de dezvoltare al societăţii româneşti de astăzi.
Funcţionând ca un compartiment în cadrul Primăriei Sibiu, Centrul este creat pentru a fi în exclusivitate în slujba cetăţeanului, pentru a rezolva în mod prompt, cu profesionalism, problemele acestuia.

Obiective :

- facilitarea participării directe a cetăţenilor la procesul de luare a deciziilor la nivelul administraţiei locale
- asigurarea accesului gratuit şi permanent la informaţie, atât din domeniul administraţiei locale cât şi din alte domenii de activitate
- scurtarea timpului şi a efortului afectat de cetăţean rezolvării unei probleme personale sau comune unui grup;
- evitarea stress-ului cetăţeanului, generat de cele mai multe ori de imposibilitatea lui de a depista modalitatea de a obţine unele drepturi legale sau informaţii utile şi instituţia, serviciul său persoana care îi poate rezolva problema
- crearea unor relaţii de colaborare cu alte instituţii publice

Oferta :

- asigură informarea cetăţenilor asupra activităţii Consiliului Local şi a Primăriei Sibiu, preluând reclamaţiile, sugestiile sau sesizările cetăţenilor cu privire la planuri sau proiecte noi pe care Primăria intenţionează să le dezvolte.
- oferă relaţii privind modalitatea de a obţine diverse documente, avize, aprobări, care , potrivit legii, intra în competenţa Primăriei sau Consiliului Local, Centrul asigurând şi serviciile legate de prelucrarea acestor documente în vederea soluţionării, scutindu-l pe cetăţean de eforturi suplimentare.
- asigură întreaga activitate privind audienţele la conducerea executivă a Primăriei;
- Colaborează cu Colegiul Consultativ Cetăţenesc - grup format din lideri de opinie ai grupurilor sociale reprezentative pentru structura socială a oraşului, care pe bază de voluntariat îndeplinesc rolul de consultanţi şi purtători de mesaj în relaţia administraţie publică - cetăţean.
 
Atribuții :
 
1. Constituie baza de date prin preluarea de la directiile si serviciile din cadrul Primariei, a tuturor informatiilor oferite de acestea, spre stiinta cetatenilor si prezentarea lor Serviciului Informatica pentru operare .
2. Se ocupa de imbogatirea bazei de date, prin preluarea de la celelalte institutii publice si agenti economici a informatiilor si de prezentarea acestora Serviciului Informatica , pentru operare.
3. Ofera informatii cetatenilor cu privire la intreaga problematica aflata in baza de date a Centrului de Informatii pentru Cetateni.
4. Verifica, inregistreaza si preda directiilor si serviciilor de specialitate cererile si documentele depuse de cetateni.
5. Elibereaza cetatenilor, sub semnatura, toate documentatiile, actele, autorizatiile, ce au fost rezolvate de serviciile de specialitate; iar certificatele de urbanism se elibereaza direct sau prin posta solicitantului in termen de cel mult 30 de zile de la data inregistrarii cererii. 
6. Ofera informatii cetatenilor cu privire la stadiul in care se afla solutionarea unui  act, a unui dosar depus la Primarie.
7. Pot solicita in orice moment informatii de la angajatii primariei, cu privire la modul de solutionare legala a problemelor ridicate de cetateni.
8. Ofera informatii cetatenilor cu privire la activitatea altor institutii de pe raza municipiului Sibiu, in masura in care aceste informatii figureaza in baza de date a Centrului.
9. Asigura si ofera cetatenilor formularele tipizate, prevazute de lege.
10. Organizeaza si conduce intreaga activitate privind audientele la primar , viceprimari si secretar.
11. Intocmeste si conduce evidenta fiselor de audienta si asigura expedierea acestora directiilor si serviciilor carora le-au fost repartizate, cauzele care au facut obiectul audientelor.
12. Conduce evidenta raspunsurilor primite la fisele de audienta.
13. Solicita din partea directiilor si serviciilor Primariei orice informatie cu privire la rezolvarea cererilor cetatenilor, care se prezinta pentru inscrierea in audienta si comunica acestora raspunsul primit.
14. Atribuie fiecarui petent numar de inregistrare a cererii, sesizarii sau documentatiei prezentate pentru banca de date a Centrului de Informatii pentru Cetateni .
15. Intocmeste diverse rapoarte si informari privind problemele ridicate de cetateni prin cereri, scrisori, Consiliului Local si Primariei, pe care le prezinta celor autorizati sa decida, la cererea acestora.
16. Centrul de informatii pentru Cetateni asigura si pune la dispozitia acestora :
      - documentatii pentru obtinerea  avizelor, aprobarilor, documentelor in sfera de competenta a Primariei Municipiului Sibiu;
      - informatii rapide privind activitatile Consiliului Local;
      - alte informatii despre viata publica a comunitatii (agenda manifestarilor culturale, sociale si sportive);
      - adrese ale institutiilor de interes public;
      - elaboreaza si reactualizeaza fise (fluturasi) cu informatii utile;
      - elaboreaza banca de date cu informatii de interes public;
      - asigura accesul liber, democratic si transparenta actiunilor organizate de Consiliul local si de Primarie, si accesul cetatenilor la informatii publice. 
17. Asigura primirea, evidentierea si rezolvarea petitiilor (conform O.G.nr.27/2002) ce sunt adresate Primariei Municipiului Sibiu in termenul legal. 
18. Urmareste solutionarea si redactarea in termenul legal a raspunsului; raspunsul va fi intocmit in termen de maxim 30 zile de la data inregistrarii petitiei, indiferent daca solutia este favorabila sau nefavorabila si va fi redactat in cel putin 3 exemplare.
19. Expedierea raspunsului catre petitionar se va face numai prin intermediul CIC care se va ingriji de clasare si arhivare; CIC – va transmite, in termen de 5 zile de la inregistrare, petitiile gresit indreptate, autoritatiilor si institutiilor publice in ale caror atributii intra rezolvarea problemelor semnalate in petitie; petitiile anonime sau cele in care nu sunt trecute datele de identificare a petitionarului nu se iau in considerare si vor fi clasate prin grija CIC.
20. Semestrial va intocmi un raport cu privire la activitatea de solutionare a petitiilor. 
21. Are obligatia de a raspunde in scris la solicitarea informatiilor de interes public (conform L.544/2001), in termen de 10 zile sau, dupa caz, in cel mult 30 de zile de la inregistrarea solicitarii, in functie de dificultatea, complexitatea, volumul lucrarilor documentare si de urgenta solicitarii. In cazul in care durata necesara pentru identificarea si difuzarea informatiei solicitate depaseste 10 zile, raspunsul va fi comunicat solicitantului in maximum 30 de zile, cu conditia instiintarii acestuia in scris despre acest fapt, in termen de 10 zile.
22. Motiveaza si comunica in termen de 5 zile de la primirea cererilor refuzul comunicarii informatiilor solicitate.
23. Asigura accesul la informatii si in format electronic, daca sunt intrunite conditiile tehnice necesare, celor care solicita si vor sa obtina informatii de interes public.
24. Are obligatia sa precizeze, pentru informatiile solicitate verbal, conditiile si formele in care are loc accesul la informatiile de interes public si poate furniza pe loc informatiile solicitate.
25. Asigura respectarea programului minim aprobat pentru comunicarea informatiilor de interes public solicitate verbal, care va fi afisat la sediul autoritatii sau institutiei publice si care se va desfasura in mod obligatoriu in timpul functionarii institutiei, incluzand si o zi pe saptamana, dupa programul de functionare. Comunica imediat sau in cel mult 24 de ore informatiile de interes public solicitate verbal.
26. Pune gratuit la dispozitie formularele tip de redactare a solicitarii si de reclamatie administrativa.
27. Transmite si prin e-mail informatiile de interes public care sunt solicitate in scris sau in format electronic.
28. Tine evidenta raspunsurilor si a chitantelor remise de solicitanti privind plata costurilor de copiere a materialelor solicitate.
29. Asigura disponibilitatea in format scris (la fisier, sub forma de brosuri sau electronic, CD, pagina de internet) a informatiilor comunicate din oficiu.
30. Organizeaza in cadrul punctului de informare-documentare al institutiei accesul publicului la informatiile furnizate din oficiu.  
31. Centrul de Informatii pentru Cetateni intocmeste anual, in cursul lunii ianuarie, un raport privind accesul la informatiile de interes public, care va fi supus spre aprobare Primarului, Consiliului Local al Municipiului Sibiu si apoi dat publicitatii. 
32. Organizeaza si asigura efectuarea multiplicarii actelor solicitate de cetateni; incaseaza contravaloarea copiilor efectuate; emite chitanta fiscala pe calculator si depune suma incasata la caseria Directiei Fiscale la sfarsitul programului de lucru, din ziua respectiva.
33. Asigura preluarea e-mail-urilor care vin pe adresele oficiale ale Primariei Municipiului Sibiu; acestea vor fi înregistrate și transmise Secretarului sau directorilor si sefilor de serviciu (după caz), spre competenta solutionare si in termenul legal, se vor expedia raspunsurile la e-mail-urile primite.
34. Atributii realizate pe fluxul de lucru specific din Sistemul Informatic Integrat:
     - Ofera informatii actualizate cetatenilor referitoare la temele de transport in comun: greu, lent; statii taxi, parcari, lucrari din comisia de circulatie, lucrari edilitare la artere si retele, deszapezire, salubritate stradala, parcuri, zone verzi, locuri de joaca, locuri pentru care s-a emis avize de taiere si toaletare arbori, investitii in invatamant, asociatii proprietari, patrimoniu, monumente, situatia juridica a imobilelor sau autorizatii de functionare.  Consultarea datelor se face in temele Constructii CIC, Lucrari edilitare CIC, Transport CIC, Zone verzi CIC, conform manualelor de utilizare.
35. Intocmeste fisele posturilor pentru personalul din subordine si le actualizeaza ori de cate ori situatia de fapt si reglementarile legale impun acest lucru.
36. Asigura arhivarea documentelor care apartin serviciului.
37. Centrul de Informatii pentru Cetateni exercita si alte atributii stabilite prin lege sau alte acte normative, prin hotarari ale Consiliului local sau dispozitii ale primarului ori primite de la sefii ierarhici.

Atribuții registratură

1. Cunoaşterea și aplicarea corectă a  prevederilor legale şi a  actelor administrative interne emise cu privire la înregistrarea şi circulaţia documentelor ;
2. Păstrează ştampila Primăriei şi o aplică pe documente;
3. Primeşte şi înregistrează corepondenţa adresată Primăriei, atât prin intermediul serviciilor  poştale cât şi cea depusă personal, de către instituţiile publice, societăţi comerciale, alte persoane juridice sau fizice;
4. Înregistrează, prin aplicarea numărului de înregistrare pe document, corespondenţa care poartă pe plic menţiunea „personal”, „confidenţial”, adresată   primarului, viceprimarilor, secretarului sau altor persoane de conducere din cadrul Primăriei Sibiu, depusă personal, prin curier sau prin poştă la Compartimentul Registratură, aceasta fiind considerată corespondenţă oficială;
5. Înregistrează, deîndată ce a fost primită, corespondenţa adresată instituţiei prin fax şi transmisă la Compartimentul Registratură de la cabinet primar/viceprimar/secretar şi alte servici pe bază de borderou;
6. Prezintă toată corespondenţa înregistrată, spre repartizare, secretarului sau, după caz, Primarului Municipiului Sibiu, pe bază de borderou;
7. În paralel cu repartizarea de facto a corepondenţei, este îndeplinită şi procedura de repartizare a acesteia, prin programul Infodoc;
8. Înregistrează documente interne provenite direct, nu telefonic, de la serviciile publice aflate sub autoritatea Consiliului Local şi de la direcţiile şi serviciile din cadrul Primăriei şi apoi le distribuie pe baza unui registru ;
9. Preia zilnic mapele de corespondenţă de la cabinet primar/viceprimar/secretar şi după înregistrarea documentelor, le distribuie direcţiilor/serviciilor/compartimentelor;
10. Operează în INFODOC  circulaţia documentelor pentru serviciile şi direcţiile din cadrul Primăriei Municipiului Sibiu şi pentru serviciile subordonate;
11.  Înmânează corespondenţa (plicuri,invitaţii etc.) adresată consilierilor locali,serviciilor sau instituţiilor publice, societăţilor comerciale subordonate Consiliului Local;
12. Verifică modul de rezolvare şi descărcare a documentelor care au termen de soluţionare depăşit; săptămânal va prezenta şefului de serviciu situaţia actelor descărcate şi nedescărcate;
13. Preia zilnic presa şi o distribuie abonaţilor;
14. Cu privire la activitatea de curierat asigură îndeplinirea următoarelor atribuţii :
      -  Întocmeşte şi ţine evidenţa borderourilor de expediere a corespondenţei prin poştă;
      -  Asigură relaţia cu Oficiul poştal arondat şi/sau firma prestatoare de servicii poştale în ceea ce priveşte ridicarea şi predarea zilnică a corespondenţei,pe bază de borderou; verifică şi păstrează evidenţele cu privire la aceasta;
      -  Gestioneză cheltuielile de expediţie a corespondenţei şi a coletelor poştale;
      -  Urmăreşte respectarea clauzelor contractuale cu firma prestatoare de servicii poştale;
      -  Răspunde de verificarea şi respectarea condiţiilor din contractele încheiate cu prestatorul de servicii poştale ;
      -  Păstrează confidenţialitatea datelor de care ia cunoştinţă în exercitarea atribuţiilor de serviciu;
      -  Asigurară relaţia cu alte instituţii în ceea ce priveşte predarea, de urgenţă a corespondenţei pe bază de borderou;
      -  Pe baza unui tabel se întocmeşte lunar un centralizator de corespondenţă,reprezentând documentele expediate prin poştă:recomandate/cu confirmare de primire ,precum şi gramajul plicului.

rCĂUTARE SERVICII: